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如果會計在記賬時刪除了憑證，就會出現(xiàn)憑證號。號碼壞了怎么辦？最終的思路應(yīng)該是避免刪券、留錯、改紅字。而會計一般都不愿意當(dāng)紅字，不愿意留下自己做假賬的記錄。這就需要考慮怎么補破號了。思路是移植最后一條分錄，但是要注意一個問題，就是賬單時間不能提前于記賬時間。

一、為什么證號會斷？

相信大部分會計都遇到過月末憑證號破的情況?，F(xiàn)在大部分企業(yè)都已經(jīng)用財務(wù)軟件記賬了。系統(tǒng)記錄的會計憑證應(yīng)該是連續(xù)的，其編號也應(yīng)該是連續(xù)的。為什么代金券壞了？

根本原因是會計核算后，由于各種原因刪除了一些憑證。前一張憑證已經(jīng)被刪除，財務(wù)軟件并沒有在功能上將后一張憑證的序號前移，也沒有意識到最新記錄的憑證可以補錄。

二、如何避免憑證斷號

如何避免遺漏憑證號？基本原則是不刪除憑證。要實現(xiàn)這一目標(biāo)，一方面，會計人員需要提高自己的職業(yè)素養(yǎng)，更加努力地工作，避免出錯。另一方面，發(fā)生錯誤后，不要刪除憑證來掩蓋錯誤。憑單是錯誤的。我該怎么糾正？規(guī)范是用紅字做原分錄，抵消錯誤分錄的影響。

在實際工作中，大多數(shù)會計人員都不愿意使用紅字分錄來更正錯誤，尤其是當(dāng)錯誤發(fā)生在當(dāng)月時。有兩個原因：

第一，不想留下“前科”。一般公司的會計制度都會規(guī)定，會計人員在做紅字分錄時，要寫出錯誤原因，報財務(wù)領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，這無異于要求會計人員把錯誤赤裸裸地暴露給領(lǐng)導(dǎo)，估計沒有會計愿意這么做。

第二，省事。比起做紅字分錄，直接刪除原錯誤憑證更方便。一方面，我們少做了一份文件，另一方面，我們省略了對領(lǐng)導(dǎo)的解釋。

這樣，券數(shù)破萬的現(xiàn)象就會客觀存在并長期存在。從技術(shù)層面如何解決？

三、憑證殘破數(shù)怎么填

最簡單的想法就是把憑證號一個一個重寫。問題是清理破號的時候，往往已經(jīng)接近結(jié)賬了。如果憑證量大，重寫的工作量可能會非常大。比如一個月有2000張代金券，500號代金券被刪除了，也就是說所有的代金券都沒有了。501-2000應(yīng)該更正。此外，還會導(dǎo)致打印的紙質(zhì)憑證與軟件系統(tǒng)中的憑證不匹配，號碼不匹配?？梢钥闯?，憑證號都是人工一個一個修改，一個不嚴(yán)謹(jǐn)，一個沒必要。

真正可行的方法是什么？填在最后一個數(shù)字之前，意思是把證書盡量往前推進，填破的數(shù)字。但是，有一個細(xì)節(jié)需要注意。需要考慮“后號”業(yè)務(wù)發(fā)生的時間，以及憑證附件中記錄的時間是否在“截號”之前。如果在之前，會計邏輯經(jīng)不起推敲，會給人一種會計核算時間超前于業(yè)務(wù)時間的印象。因此，在選擇憑證填斷號時，要考慮發(fā)票和原始憑證的時間影響。

如果后一種憑證不適合填斷號，還有一種可行的方法。盡量選擇沒有明顯時間因素的條目來填充破數(shù)。具體來說，可以用折舊計提、費用分?jǐn)?、折舊計提、預(yù)提費用等分錄來填充分段數(shù)。這種分錄一般在月末結(jié)賬前入賬，以補殘破數(shù)，幾乎不會影響整個會計。

憑證殘破數(shù)雖然是個小問題，但有時卻反映了一個大問題。頻繁刪除憑證是會計基礎(chǔ)工作不太辛苦的表現(xiàn)。有時，它可能導(dǎo)致隨意篡改賬目和內(nèi)部控制松懈。憑證殘破號的出現(xiàn)是不應(yīng)該的，殘破號填得不好就更不合適了。

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