電子會(huì)計(jì)檔案歸檔保管需要注意什么？今天，我將告訴你一些關(guān)于保存電子會(huì)計(jì)檔案的事情。

會(huì)計(jì)檔案是指單位在會(huì)計(jì)核算過程中接收或形成的文字、圖表等各種形式的會(huì)計(jì)資料，記錄和反映本單位的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)，具有保存價(jià)值，包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案。

同時(shí)，符合下列條件的，單位內(nèi)部歸檔的電子會(huì)計(jì)資料只能以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案：

1.電子會(huì)計(jì)信息來源真實(shí)有效，通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳遞；

2.所使用的會(huì)計(jì)系統(tǒng)能準(zhǔn)確、完整、有效地接收和讀取電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，并能輸出會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。符合國家標(biāo)準(zhǔn)的備案格式，并設(shè)置了必要的審批手續(xù)如辦理、審批等；

3.使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理和利用電子會(huì)計(jì)檔案，滿足了電子檔案長期保存的要求，建立了電子會(huì)計(jì)檔案與其他關(guān)聯(lián)紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；

4.采取有效措施防止電子會(huì)計(jì)檔案被篡改；

5.建立電子會(huì)計(jì)檔案備份系統(tǒng)可以有效防止自然災(zāi)害、事故和人為破壞的影響；

6.形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。

符合《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第八條規(guī)定的條件。單位從外部接收的電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，只能以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。

電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)一并移交，文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與其閱讀平臺(tái)一同移交。單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性進(jìn)行測試，符合要求的方可接收。

銷毀電子會(huì)計(jì)檔案除符合紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案銷毀程序外，還應(yīng)符合國家有關(guān)電子檔案的規(guī)定，單位檔案管理機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)、信息系統(tǒng)管理機(jī)構(gòu)應(yīng)共同派員監(jiān)銷。

保管已到期未結(jié)清債權(quán)債務(wù)的會(huì)計(jì)憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的會(huì)計(jì)憑證不得銷毀，紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)單獨(dú)提取歸檔，電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)單獨(dú)移交保管，直至未了事項(xiàng)終結(jié)。

電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與其元數(shù)據(jù)一同移交，特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)與其閱片平臺(tái)一同移交。檔案接收單位應(yīng)當(dāng)對電子會(huì)計(jì)檔案的載體和技術(shù)環(huán)境進(jìn)行檢查，確保接收的電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性和安全性。

電子會(huì)計(jì)檔案的保存期限與紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保存期限一致。會(huì)計(jì)檔案的保管期限分為永久和定期兩類。定期儲(chǔ)存期一般分為10年和30年。會(huì)計(jì)檔案的保管期限從會(huì)計(jì)年度結(jié)束后的第一天起計(jì)算。